Những tiêu chí cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức một sự kiện thì tương tự như thực hiện một dự án ở một lĩnh vực nào đó. Sự thành công của dự án thường được đánh giá qua các tiêu chí: thời gian, chất lượng, chi phí, lợi ích/dịch vụ và an toàn. Theo đó, sau khi kết thúc hoặc thực hiện xong một dự án mà một hoặc vài tiêu chí trong các tiêu chí trên không đạt chỉ số đánh giá đã đề ra thì xem như dự án đó không/chưa thành công. Do vậy, khi tổ chức sự kiện thì các công ty tổ chức sự kiện cần có những chỉ số đánh giá cho các tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, để tổ chức sự kiện thành công thì các công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý:

1. Lên kế hoạch tỉ mỹ về tiến độ

Thời gian: cần có kế hoạch thời gian hoàn thành các hạng mục một cách chi tiết và hợp lý. Các công ty tổ chức sự kiện cần xem xét tất cả các yếu tố một cách tỉ mỹ trước khi lên kế hoạch này. Một số điểm cần lưu ý đó là số lượng hạng mục và độ khó, trình độ tay nghề và số lượng nhân sự của nhà cung cấp, thời điểm cần hạng mục hoàn thành, nguồn lực về tài chính và nhân sự của nhà cung cấp cũng như của công ty tổ chức sự kiện, các yếu tố về thời tiết và địa điểm…

2. Các bước kiểm tra chất lượng chặt chẽ

Chất lượng: phải có các bước kiểm tra kỹ về chất lượng của tất cả hạng mục để đảm bảo đúng yêu cầu, gồm cả số lượng. Việc kiểm tra này cần phải thực hiện thường xuyên để có những điều chỉnh kịp thời cho các lỗi (nếu có). Công ty tổ chức sự kiện cần phân công nhân sự có chuyên môn giỏi và nhiều kinh nghiệm để phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp cũng như với khách hàng nhằm đảm bảo chất lượng của tất cả hạng mục như đã thỏa thuận.

3. Tính toán chi phí hợp lý

Chi phí: hai tiêu chí ở trên có ảnh hưởng rất nhiều đến chi phí. Công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện thường phải tốn thêm chi phí nhân công, chi phí vận chuyển… để đẩy nhanh tiến độ sản xuất, dàn dựng nhằm hoàn thành đúng tiến độ; tốn thêm chi phí sản xuất lại một phần (có khi là sản xuất lại toàn bộ) nếu không có kế hoạch tốt cho 2 tiêu chí này. Ngoài ra, cần tính toán trước chi phí về hậu cần (di chuyển, phòng nghỉ khách sạn, ăn uống…) cho nhân viên công ty tổ chức sự kiện, cho đối tác và nhà cung cấp.

4. Thái độ làm việc tích cực

Dịch vụ: ngoài mục đích chính là tạo các điểm nhấn ấn tượng và truyền tải đúng thông điệp trong sự kiện, tiêu chí về dịch vụ cần được xem là tiêu chí về thái độ làm việc. Nhân viên công ty tổ chức sự kiện cần có thái độ làm việc tích cực, hợp tác, hỗ trợ, trung thực…không những đối với khách hàng mà còn đối với đối tác, nhà cung cấp. Cần có một thái độ làm việc vì mục đích chung để sự kiện thành công.

5. An toàn là trên hết

 An toàn: sự an toàn trong tổ chức sự kiện luôn phải được đặt lên hàng đầu. Công ty tổ chức sự kiện luôn phải dự đoán trước các tình huống, các vấn đề có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ công việc; mà đặc biệt là ảnh hưởng đến sự an toàn của người tham dự. Theo đó, công ty tổ chức sự kiện luôn phải có các kế hoạch và phương án dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra.

Công ty YesEvents là công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Tp.HCM và tại Phú Quốc vì luôn chú trọng các tiêu chí nêu trên. Đây là những yếu tố then chốt đã tạo nên uy tín cho công ty của chúng tôi.

PROFILE CỦA CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN YESEVENTS