“NGỌN CỎ HƠI DÀI” TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

"Ngọn cỏ hơi dài” xảy ra ở đâu khi chúng tôi tổ chức sự kiện? 

Theo bài viết này thì cựu HLV Valencia - Gary Neville - tiết lộ chuyện ông từng cải tạo sân để làm khó Cristiano Ronaldo trong một trận đấu ở La Liga. Những người ở sân Mestalla đã biến sân bóng đá thành sân ruộng để đón tiếp Ronaldo và đồng đội. Họ nuôi ngọn cỏ thật dài và không tưới nước. Việc này sẽ làm bóng không lăn nhanh và hạn chế tốc độ của Ronaldo hay Gareth Bale. Trước trận, Ronaldo đến nói với Gary Neville rằng: 'Làm vậy đáng hổ thẹn quá. Cắt cỏ đi chứ'. Gary Neville đáp: 'Không đời nào'". Trận này diễn ra ngày 3/1/2016, và tỉ số trận đấu là 2-2. Vậy việc ngọn cỏ dài này thì có liên quan gì đến kỷ niệm (kinh nghiệm) trong nghề tổ chức sự kiện của chúng tôi?

Nếu nhớ không lầm thì sự kiện này vào cuối tháng 11 năm 2013 với nhiều hoạt động chính như hội thảo tại khách sạn 5 sao, tiệc tối ở bãi cỏ khu du lịch Bình Quới. Việc liên quan đến ngọn cỏ là trong sự kiện tổ chức tiệc tối. Trong buổi tiệc này, công ty tổ chức sự kiện của chúng tôi được yêu cầu cung cấp các hạng mục dựng sân khấu, hệ thống âm thanh và ánh sáng, các trang trí từ cổng vào…Tôi và một đồng nghiệp được phân công phụ trách theo dõi việc chuẩn bị và setup. Khi setup xong, chúng tôi đi kiểm tra kỹ lại tất cả các hạng mục: từ sân khấu, âm thanh và ánh sáng, banner và backdrop, những cây đuốc (đuốc tre đốt bằng dầu), đường đi từ cầu tàu vào (khách đi bằng tàu du lịch từ bến Bạch Đằng), kể cả ánh sáng cho cầu tàu…Nói chung là chúng tôi kiểm tra rất kỹ nhằm để đảm bảo tính an toàn, thẩm mỹ…theo đúng như thiết kế và thỏa thuận với khách.

Công ty tổ chức sự kiện và khách hàng kiểm tra setup như thế nào? 

Sau khi chúng tôi kiểm tra xong và vui vẻ vì đã hoàn thành công việc đúng tiến độ và chất lượng thì khách hàng (gồm người của công ty tổ chức sự kiện nước ngoài, người của công ty khách hàng) đến kiểm tra. Chúng tôi cùng họ đi kiểm tra kỹ từng hạng mục từ khu vực sân khấu, khu vực đón khách, khu vực khách ngồi…đến tính an toàn của tất cả hạng mục (hệ thống điện của các thiết bị và lửa của đuốc) vì tổ chức ngoài trời. Khách hàng rất hài lòng về sự chuẩn bị của chúng tôi cho sự kiện này.

Sau đó, chúng tôi và khách hàng đi ra chỗ cầu tàu nơi mà tàu du lịch sẽ cập vào. Chúng tôi giải thích với khách quy trình hỗ trợ khách bước sang cầu tàu khi tàu đến cũng như sẽ đặt thêm đèn cho cầu tàu sáng hơn để khách nhìn rõ đường đi. Mọi việc xem chừng như hoàn hảo đến khi chúng tôi và khách đi từ cầu tàu vào thì khách dừng lại đoạn giữa rồi chỉ vào các ngọn cỏ bông lao (hay cỏ mía gì đó) và nói: "Nên cắt các ngọn cỏ đó đi”. Tôi nhìn thấy có 5-7 cây cỏ cao với các lá cỏ dày mọc từ dưới nước, có các lá cỏ dày chỉa vào phần cầu tàu khoảng 10cm. Tôi mới hỏi: "Vì sao cần cắt các ngọn cỏ đó vậy?”. Một khách hàng nữ trả lời tôi rằng: "Có khách dự tiệc là nữ và họ có thể họ sẽ mặc váy. Nên các ngọn cỏ và lá cỏ dày này có thể làm xước da chân của họ”.

Giày cao gót và tổ chức sự kiện trên bãi cỏ 

Sau cùng khách và chúng tôi đi vào bãi cỏ khu vực tiệc vì họ muốn kiểm tra lần cuối trước khi khách dự tiệc đến. Sau một hồi kiểm tra thì một khách hàng nữ trong đoàn kiểm tra nói với tôi: "Các ngọn cỏ này hơi cao và không đều nhau. Nên cắt các ngọn cỏ cao và cắt cho cỏ đều nhau”. Một lần nữa chúng tôi nhìn các ngọn cỏ ở khu vực tiệc và thấy có vài chỗ cỏ cao (khoảng 2-3cm) nhưng không đến nỗi phải cắt. Tôi lại hỏi khách thêm lần nữa: "Vì sao cần cắt cỏ vì tôi thấy nó không ảnh hưởng đến sự an toàn?”. Vị khách nữ này liền chỉ cho tôi các cây cỏ có bông hơi dài, và giải thích rằng: "Những khách nữ dự tiệc họ thường mang giày cao gót khi mặc váy. Do vậy, gót giày của họ có thể vướng vào các ngọn cỏ, bông cỏ dài nên họ có thể bị vấp té”.

Luôn trau dồi trong nghề tổ chức sự kiện 

Dù chúng tôi rất kỹ và có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện trong nhà và ngoài trời cho khách hàng trong và ngoài nước nhưng đây là lần đầu tiên chúng tôi nhận thấy khách hàng của mình chăm chút, kỹ lưỡng từng chi tiết cho sự an toàn của người tham dự. Trong trường hợp này họ dự đoán cả trang phục và giày mà khách hàng có thể sử dụng.Từ đó họ quan sát, tính toán và dự đoán các khả năng có thể gây ra sự không an toàn cho khách rồi khắc phục ngay từ đầu.Sau khi nhận được sự góp ý của khách, chúng tôi nhờ nhân viên khu du lịch Bình Quới cắt các cây cỏ mía và ngọn cỏ theo yêu cầu của khách.

Nhận định của công ty tổ chức sự kiện về khách hàng trong trường hợp này 

Khách hàng là công ty tổ chức sự kiện có tâm và tầm vì họ đặt sự an toàn của người tham dự lên hàng đầu. Chúng tôi cho rằng họ hoàn toàn đúng vì một sự kiện có hoành tráng tới đâu, lớn như thế nào nhưng không đảm bảo an toàn cho người tham dự thì sự kiện đó xem như không thành công.

Là một công ty tổ chức sự kiện với 10 năm trong nghề; ngoài các yếu tố về chất lượng, sáng tạo, thẩm mỹ…; chúng tôi luôn luôn xem sự an toàn cho sự kiện, cho khách tham dự là một yếu tố cần được quan tâm hàng đầu. 

Công ty YesEvents là công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Tp.HCM, và tại Phú Quốc.