Ngành tổ chức sự kiện như thế nào “sau đại dịch Covid”

Ngành tổ chức sự kiện như thế nào "sau đại dịch Covid”?

Đại dịch Covid19 gây ảnh hưởng tiêu cực lớn cho nền kinh tế thế giới, trong đó có ngành công nghiệp giải trí và tổ chức sự kiện. Đã có nhiều ý kiến, chia sẻ, nhận định, dự đoán…từ các chuyên gia kinh tế và từ những người trong ngành về tương lai của ngành công nghiệp giải trí và tổ chức sự kiện sẽ thay đổi thế nào trong và sau đại dịch Covid19. 

Ngành tổ chức sự kiện có cần "tái phát minh” hoàn toàn? 

Ngày nay ở đâu tôi cũng nghe nói rằng ngành tổ chức sự kiện cần phải "tái phát minh” bản thân sau khủng hoảng COVID-19, tưởng tượng ra cách thức mới mang mọi người lại với nhau, hội họp và tổ chức sự kiện.

Tôi thì không tin vào bất kì ý tưởng kì diệu nào được xem như một giải pháp được hằng mong chờ dành cho tình trạng khó khăn về giãn cách xã hội và y tế cộng đồng. Dù là có mơ ước đi nữa, tôi cũng không nghĩ là trong một "thế giới mới” sẽ bất ngờ tẩy sạch sai lầm của "thế giới cũ” và tạo ra cuộc sống tốt đẹp hơn. Virus này, cũng như bao loại trước đó, vẫn sẽ tồn tại. Vậy nên, thà ta chấp nhận nó và thích ứng với những khó khăn mới. Dĩ nhiên, rồi cũng sẽ có vac-xin, sẽ áp dụng các quy tắc an toàn và chúng ta sẽ dần thay đổi thói quen. Nhưng về bản chất, chúng ta là loài người và là loài công xã/quần thể/cộng đồng. Chúng ta cần phải sống trong môi trường nhóm, được gặp gỡ, giao tiếp, trao đổi không chỉ qua công nghệ số hoá, trước đến giờ vẫn thế.

Giới hạn của công nghệ số trong tổ chức sự kiện 

Một trong những mặt tích cực trong khủng hoảng toàn cầu hiện nay là cuối cùng chúng ta đã chạm đến được giới hạn của mạng xã hội và thế giới số hoá được cho là "tuyệt vời” mà ""GAFAM” (Google / Amazon / Facebook / Microsoft) đã hứa với chúng ta, mà hơn nữa, họ đang nổi lên như những ông lớn từ cuộc khủng hoảng này.

Đúng là công nghệ của họ là công cụ tuyệt vời và rất hữu dụng, nhưng vẫn chỉ là công cụ. Việc cách ly ít ra cho ta thấy điểm tích cực này nhắc ta nhớ tầm quan trọng của việc gặp gỡ, giao tiếp, chạm, cảm nhận nhau và đặc tính sinh học của chúng ta là một giống loài sống theo cộng đồng.

Đây chính là một trong nhiều lí do vì sao ngành tổ chức sự kiện và giải trí là cần thiết, vì nhu cầu tụ họp, khám phá và chung vui. Do đó, trái với các tiên đoán về công nghệ, tôi không tin việc số hoá mọi thứ. Nếu đúng là những công nghệ này tuyệt vời và mang lại dịch vụ giao tiếp tuyệt vời, thì rốt cuộc chúng cũng chỉ mang lại những cú "nhấp” và chức năng hữu ích trong công việc nhóm theo ngày, tuần hoặc cho gia đình. Nhưng ý nghĩa "tái-hợp” nằm ở đâu, cảm xúc đâu rồi!

Vậy thì tổ chức sự kiện qua công nghệ số? Có thật là sự kiện?

Đây chính là điểm khiến tôi không tin vào khái niệm "sự kiện trên công nghệ số”! Hiện nay mà nói, chẳng có tí cảm xúc gì khi nhìn vào những khuôn mặt cỡ một con tem trên màn hình hoặc xem ra mắt sản phẩm trên Youtube, có thể đây không phải là tổ chức sự kiện, chắc chắn là một video hoành tráng và độc đáo, nhưng không phải sự kiện. Cảm xúc phải do người tham dự cùng chung vui, chia sẻ với nhau.

Nhưng vì sao "tái phát minh” trong tổ chức sự kiện?

Chúng ta đã có nhiều công cụ, ý tưởng, khả năng, sức sáng tạo trong tầm tay… sao ta có thể tưởng tượng tái phát minh thứ/điều mà đã chậm rải tiến hoá qua hàng thế kỷ. Hãy xét kĩ hơn: sự kiện thay đổi theo thời gian, nhưng rút cuộc ta vẫn thấy rằng hình thức và nội dung thì không khác mấy trong quá khứ, hội chợ thương mại vẫn luôn là sự tiến hoá của thị trường, gala-dinner là những dạ tiệc ngày trước, các lễ hội địa phương, đám cưới, các buổi networking, các chương trình vv. Toàn bộ những sự kiện ngày nay đều đã có mặt từ thuở hồng hoang… Dĩ nhiên, chúng luôn tự thích ứng và hoà nhập theo xu thế mới nhất của thời đại, phát minh ra thuốc súng mở đường cho pháo hoa; chuyên môn của các thuỷ thủ lại phát triển kĩ thuật sân khấu, đi dây và các kĩ xão đặc biệt.

Ngày nay, công nghệ mở ra những khả năng mới với video, mapping, drone, chiếu hologram (với nguyên lý đã được biết đến và sử dụng trong hàng thế kỷ), nhưng rút cuộc, như bao đời, toàn bộ đều được thực hiện để "trình diễn” cho công chúng.

Chúng ta bàn về "tái-phát minh” trong khi trong tổ chức sự kiện chỉ cần gọi là "thích ứng”?

Điều quan trọng hiện nay là luôn cẩn trọng, sáng tạo/tưởng tượng và chuyên nghiệp, và với các điều kiện này, những chuyên gia hàng đầu sẽ có thể vực dậy nhanh hơn và dẫn đầu bằng cách đề xuất các sự kiện "an toan trong thời covid” cho khách hàng của họ. Xin nhắc lại, giữa hai điều, thì tôi không tin lắm vào ngày tàn của các sự kiện tập thể so với số hoá sự kiện công ty. Tôi thà nghĩ là ngành tổ chức sự kiện và giải trí sẽ tạm thời thích nghi trong khi chờ tương lai tốt đẹp để cuối cùng tìm được những thiếu sót thời tiền khủng hoảng.

Tương lai của tổ chức sự kiện, ít hơn, nhỏ hơn và phá cách

Có thể trong một thời gian nữa sẽ ít có các sự kiện tập thể hơn. Nhưng quy mô sự kiện càng nhỏ chừng vài trăm khách dự thì càng dễ kiểm soát an toàn cộng đồng. Các sự kiện được hoạch định theo chiến lược và một mục tiêu cụ thể. Phần lớn phải phá cách để nghĩ ra hình thức mới phù hợp với quy định vệ sinh.

Trong giai đoạn này, thách thức được đặt ra là sự kết hợp bảo đảm an toàn sức khoẻ và giãn cách xã hội, điều này về cơ bản thì không phù hợp với việc tụ tập đông người. Nhưng chúng ta phải từ cái khó ló cái khôn. Phải làm sao cho những hạn chế này chấp nhận được hoặc thậm chí là thú vị, chúng ta phải mường tượng ra những câu chuyện truyền tải mà trong đó giãn cách xã hội trở thành một phần trải nghiệm.

Ví dụ như thay đổi giờ đón khách để kiểm soát đám đông, thay thế tiệc tối bằng buổi triển lãm; thay buổi ra mắt sản phẩm bằng hình thức roadshow; một buổi trình diễn thời trang mà trong đó người mẫu ở yên một chỗ, còn khách mời "diễu hành” trong chương trình; hội chợ thương mại với một cách tham quan mới; ý tưởng thì không thiếu, nhưng cái chính là toàn bộ các bên liên quan mật thiết đều chấp nhận và ủng hộ các ý tưởng đó.

Hậu "Covid-19” là một cơ hội tuyệt vời cho cả khách hàng và các chuyên gia trong nghề tổ chức sự kiện. Không phải để "tái phát minh” mà để mở rộng suy nghĩ, thay đổi não trạng và chấp nhận bước ra khỏi vùng an toàn, thậm chí là phá luật chơi: chuyên gia trong ngành phát triển tính sáng tạo với những câu chuyện phá cách nhưng vẫn có trách nhiệm, khách hàng chấp nhận phá bỏ những thói quen và tiêu chuẩn thường thấy, đón nhận những cái mới, và trên hết là tin tưởng sự sáng tạo từ các chuyên gia trong ngành.

Lời kết cho ngành giải trí và tổ chức sự kiện

Dường như có sự vô ích và khiên cưỡng trong tham vọng cách mạng hoá ngành tổ chứcsự kiện và giải trí. Tôi nghĩ sẽ có lợi hơn khi tiến hành trên các kế hoạch đề xuất đơn giản màhiệu quả để bảo vệ mọi người và mang các khái niệm cách tân đến với họ, dù là phải đụng chạm đến thói quen và tập tính thường nhật.

Chúng ta đang có mọi thứ mình cần, miễn là ta luôn mở to mắt nhìn và dám tin vào những ý tưởng, sản phẩm và dịch vụ mới mà mới cách đây vài tuần còn không dám nghĩ tới.

Trong những tình huống như vậy, chúng ta có thể trấn an cả cộng đồng và cơ quan chức năng vừa đủ để có thể tái khởi động kinh doanh và thậm chí hi vọng một sự thay đổi sâu sắc thật sự.

http://www.creativ-intl.com/en/event-and-entertainment-industries-the-after-covid/

Thierry Tombelle
tt@creativ-intl.com
Entrepreneur | Creative guide | Coach

Công YesEvents là công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Tp.HCM, có văn phòng tại Phú Quốc.